Cum vorbești cu finanțatorii fără să te pierzi în limbaj birocratic

E ușor să ai impresia că, atunci când vorbești cu un finanțator, trebuie să folosești un limbaj special, plin de termeni tehnici și formule lungi. De fapt, multe dintre probleme apar tocmai când încerci „să dai bine", în loc să fii clar și onest.

Nu trebuie să impresionezi prin termeni complicați

O formulare simplă, dar limpede, este întotdeauna mai ușor de înțeles decât una încărcată. Finanțatorii citesc zeci sau sute de proiecte; nu au timp să „traducă" fiecare frază.

În loc de „vom genera sinergii intersectoriale în vederea creșterii rezilienței comunitare", poți spune: „vom pune la aceeași masă școli, ONG‑uri și primăria, ca să lucreze împreună la…". Ideea este aceeași, dar în a doua variantă toată lumea pricepe despre ce e vorba.

Cum structurezi un mesaj scurt și la obiect

Când ai o discuție (scrisă sau verbală), poți folosi un cadru foarte simplu:

• Context scurt: cine ești și de ce scrii / suni;
• Întrebarea / cererea ta concretă: ce ai nevoie să știi sau să obții;
• Informații ajutătoare: orice detaliu relevant care poate clarifica situația.

De exemplu: „Suntem un ONG mic din X, lucrăm cu tineri NEET și vrem să aplicăm la apelul Y. Ne puteți confirma dacă activitățile de tip Z sunt eligibile în cadrul acestui apel?" Este mult mai util decât un e‑mail de două pagini fără o întrebare clară.

Întrebări bune pe care le poți pune

Mulți se tem să pună întrebări, de frică să nu pară nepregătiți. De fapt, întrebările bine formulate arată că îți faci temele. De exemplu:

• „Acest tip de cheltuială se încadrează la eligibile în buget?"
• „Există un număr recomandat de beneficiari pentru tipul nostru de intervenție?"
• „Aveți exemple de proiecte finanțate anterior în zona noastră de activitate?"

Important este să nu ceri finanțatorului să îți scrie proiectul, ci doar să clarifice regulile jocului.

Formulări clare pentru obiective și rezultate

Când explici ce vrei să faci, evită promisiuni vagi de tipul „vom îmbunătăți semnificativ situația X". Încearcă să pui o minimă structură:

• Ce schimbi? (ex: „accesul la activități educative pentru 40 de copii din satul X");
• Cum măsori? (ex: „număr de participanți, număr de ore de activitate, teste înainte/după");
• În ce interval de timp?

Nu trebuie să fie perfect „SMART", dar dacă cineva din afară citește și înțelege despre ce este vorba, ești deja mai departe decât mulți aplicanți.

Cum te pregătești pentru un call sau o întâlnire

Înainte de o discuție cu finanțatorul:

• notează‑ți 3–5 întrebări cheie, nu 20;
• recitește ghidul și eventualele clarificări publicate;
• pregătește o descriere de maximum 2 minute a ideii tale de proiect.

În timpul discuției, ia notițe. După discuție, scrie pe scurt ce ai înțeles și, dacă e nevoie, trimite un e‑mail de confirmare: „În urma discuției de azi, am înțeles că… E corect?".

Așa reduci riscul de interpretări diferite și arăți că tratezi serios relația, fără să te pierzi în formulări birocratice.